Конспект лекції до теми №2 Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів

При плануванні приміщень для роботи діловодного персоналу потрібно використовувати наступні рекомендації
Конспект лекції до теми №2 Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів

Скачати 140.2 Kb.

Дата конвертації 21.04.2016 Розмір 140.2 Kb. КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ ДО ТЕМИ № 2

Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів.

         При плануванні приміщень для роботи діловодного персоналу потрібно використовувати наступні рекомендації:

  столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва (неприпустимо, щоб вікно розташовувалося за спиною співробітника);

  прилади опалювання розташовують на відстані 120—150 см від робочого місця для зменшення несприятливої дії променистого тепла;

  столи співробітників, які при роботі контактують один з одним, розміщуються суміжно;

  ширина проходу між столами і устаткуванням в кімнаті для однієї людини — від 50 до 55 см, для двох осіб — від 65 до 75, для трьох — від 95 до 100 см;

  відстань від робочого місця до стіни — не більше 120, до шафи (стелажу) — не більше 160 см;

  робочі місця співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати із співробітниками інших служб, розташовують недалеко від входу в приміщення.

                   Робочі місця обладнають письмовими столами (звичайними або спеціальними); допоміжними столами, тумбами, приставками для зберігання документів і довідкових матеріалів, звичайними спеціальними (для документів) шафами, встановлюють пишучі машини, телефони, диктофони, картотеки, крісла істільці. Найбільш зручні меблі, виготовлені із стандартних елементів, які можна компонувати залежно від конкретних умов.

         Не рекомендується покривати столи сукном або склом, обладнати в них середні ящики, берегти в ящиках документи і картки в горизонтальному положенні.

         Робоче місце начальника канцелярії, секретаря, старшої друкарки і діловода обладнали комбінованим Горбоподібним столом. На одній стороні розташовують документи і устаткування для роботи з ними, на іншій – друкарську машинку або персональний комп’ютер. В столах влаштовують лотки для зберігання папок, бланків і карток у вертикальному положенні.

         Робоче місце діловодного працівника оснащують засобами «малої» оргтехніки: теками для підвісного зберігання документів, папками — регістраторами, папками з затискачами, лотками для зберігання документів, картотекою, оргзаписником, зклейнювальницею і т.д. Технічні засоби розміщують на робочому місці з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Робоче місце друкарки включає стіл, підйомно-поворотний стілець, друкарську машинку, пюпітр, лотки для паперу, пристосування для виправлення друкарських помилок в машинописному тексті, «малу» оргтехніку – лінійку, гумку і т.д. Висота кришки столу над рівнем підлоги – 73 см, висота столу-приставки – 67 см, відстань від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – 25 см. Певні вимоги пред’являються також і до організації робочого місця секретаря і інших працівників.

         Ергономічні схеми організації робочих місць розроблені спеціальним конструкторським бюро фірми «Сигма» Глав-оргтехникі Міністерства приладобудування, засобів автоматизації і систем управління. Як приклад приведені засоби оснащення типового робочого місця секретаря-друкарки див. додаток 4. Працівників служби діловодства забезпечують необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, які повинні знаходитися на робочих місцях. До них відносяться: інструкція по веденню діловодства, посадова інструкція, номенклатури і описи справ, списки співробітників з вказівкою їх адрес, номерів телефонів і кімнат, довідники адміністративно-територіального розподілу, індексації пунктів зв’язку, орфографії і пунктуації, розкладу руху автобусів, потягів і літаків, словники, графіки проведення суспільних заходів і т.д.

  Умови праці діловодного персоналу

Умови праці — сукупність чинників виробничого середовища, що впливають на здоров’я і працездатність людини в процесі праці. До числа основних чинників відносяться:

    розміщення приміщень;

    освітлення приміщень і робочих місць;

    мікроклімат; шум; забарвлення приміщень;

    режим праці і відпочинку.

         Діловодні підрозділи — канцелярію, експедицію, машинописне бюро, групу обліку, контрольну групу — слідує розташовувати в кімнатах прямокутної форми з відношенням сторін 1 : 1,5 і гранично 1 : 2. Мінімальна висота і ширина кімнат відповідно 3,25 і 2,5 м.

         При двосторонньому освітленні найбільша ширина приміщень — 15 м, при односторонньому 6 — 7 м.

         Площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м2 на одного працівника. Залежно від характеру роботи і особливостей робочих місць деяких категорій діловодного персоналу доцільно збільшувати цю норму до 5–6 м2 на працівника.

         Для розміщення діловодного персоналу використовуються середні кімнати для роботи 5 — 6 чол. і малі кімнати для роботи 1 — 2 чол.

         Для створення великих зручностей в роботі в приміщеннях можна встановлювати засклені і легкі пересувні перегородки, сприяючі звукоізоляції і кращої організації робочих місць.

         Діловодні приміщення бувають основного (загальні кімнати і кабінети канцелярії) і допоміжного призначення (копіювально-розмножувальна служба, експедиція, машбюро і т. д.). В великих установах виділяються підсобні приміщення (комори, приміщення для збору макулатури і т. д.).

         Основні приміщення діловодної служби розташовують на будь-яких поверхах, окрім підвальних.

         Канцелярія розміщується в центрі корпусу, поверху або групи поверхів, займаних установою. Вона повинна бути рівновіддаленою від основних підрозділів установи, зокрема від тих, які частіше за інші користуються її послугами.

         Секретаріат, в якому передбачаються одне-два робітників місця, розташовують між двома кабінетами керівників.

         Експедиція розміщується на першому або в цокольному поверсі будівлі з урахуванням зручного зв’язку з відділами, одержуючими і відправляючими основний об’єм кореспонденції. Приміщення експедиції обладнають спеціальним отвором, рампою, приймальним столом або іншим пристроєм для зручного вивантаження пошти. Група обліку і контролю розміщується недалеко від кабінетів керівництва установи.

         Машинописне бюро, як і канцелярію, також розташовують в центрі установи.

         Приміщення, в яких розташовується розмножувальна техніка, проводяться і палітурних роботи брошурувань, ізолюються від інших службових приміщень, а при їх тому, що розташовує враховуються вимоги, диктовані габаритом і масою устаткування, необхідністю вентиляції, водопостачання і енергопостачання і т.д.    Ротатора розміщують недалеко від експедиції.

         Архівосховища обладнали в маловідвідуваній частині будівлі, в сухому, добре провітрюваному приміщенні з боку якнайменшої інсоляції. По можливості їх слід розташовувати в приміщеннях без природного освітлення. В архівних приміщеннях передбачають архівосховища, кімнати для прийому і обробки документів, для перегляду документів відвідувачами. В архівосховище головні проходи між стелажами мають ширину 1,2 м, міжстелажні проходи — 75 см при вертикальному або 90 см при горизонтальному зберіганні. Документи в папках формату С-4 (350x250x30 мм) розташовуються в сховищі з розрахунку 300 од. зберігання на 1 м2площі підлоги при висоті стелажу 2,2 м.

         Якщо об’єм документів, що зберігаються, не перевищує 10 — 12 тис. одиниць зберігання, робочі місця співробітників архіву і відвідувачів можна розташовувати в одному приміщенні з сховищем.

         Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджає зорове і загальне стомлення, викликає відповідний настрій і самопочуття. Розрізняють освітлення загальне (службових приміщень) і місцеве (робочих місць). При організації загального освітлення світильники забезпечують розсіювачами. Рекомендується використовувати лампи денного світла типа ЛБ і ЛТБ.

         Пристрої місцевого освітлення повинні бути пристосовані до умов розташування робочих місць і відповідати особливостям кожного з них. Потужність ламп, що рекомендується, — не менше 60—75 Вт.

         Приміщення захищають від прямого сонячного проміння за допомогою сонцезахисних козирків, вертикальних екранів, жалюзі, штор, порожнистих скляних блоків.

         В службових приміщеннях повинна:

    підтримуватися температура в межах 18 — 20 °С;

    відносна вогкість повітря в зимовий період повинна складати 45—50%, в літній —от 50 до 55%;

    вміст вуглекислоти не повинен перевищувати 0,03%.

         Приміщення обов’язково провітрюють і вентилюють. Якщо а червні середня температура в службовому приміщенні досягає 27 °С, доцільно встановити кондиціонер.

         Рівень шуму в робочих приміщеннях не повинен перевищувати 40 дб (при роботі технічних засобів доставки службової документації він може досягати 55дб). Шум можна зменшити, понизивши число і гучність розмов і телефонних переговорів, вимкнувши репродуктори, облицювавши стіни і стелі звукопоглинальними матеріалами, влаштувавши звукопоглинальні підвісні стелі, оббивши двері звукопоглинальними матеріалами, встановивши амортизації, прокладки між столами і машинами, підлогою і ніжками столів і т.д.

         Раціональне колірне оформлення сприяє підвищенню продуктивності праці, оскільки існує певна залежність між кольором і рівнем зорового стомлення.

         З фізіологічної точки зору доцільно використовувати при оформленні службових приміщень м’які тони забарвлення: жовто-зелений, світло-бежевий, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений і бежевий, коефіцієнти віддзеркалення світла яких відповідно рівні 0,70; 0,62; 0,55; 0,45; 0,42; 0,38.

         З психологічної точки зору приміщення, в яких проводяться монотонні одноманітні роботи, доцільно фарбувати в яскраві тони. При роботі, що вимагає напруженої уваги, рекомендується спокійне забарвлення. При виборі кольору забарвлення службових приміщень потрібно враховувати особливості клімату, умови роботи і характер освітлення приміщень згідно рекомендаціям Всесоюзного науково-дослідного інституту технічної естетики (ВНІТЕ).

   Режим праці і відпочинку — це встановлений в установі, організації і на підприємстві розпорядок часу, що регламентує певне чергування часу роботи і часу відпочинку протягом робочого дня. Відповідно до виконуваних функцій ряд працівників діловодства з метою організації режиму своєї праці і відпочинку можуть використовувати відповідні методичні розробки.

   На режим праці і відпочинку діловодного персоналу великий вплив надають напруженість праці, ступінь ущільнення робочого дня, нервово-емоційна напруга, санітарно-гігієнічні умови праці і інші чинники. Для збереження високої працездатності протягом робочого дня рекомендується:

                       виконувати роботи, що вимагають найбільшої уваги і нервової напруги, з 9 до 12 і з 14 до 16 год, коли спостерігається найбільша працездатність службовців;

                       встановити регламентовані 5-хвилинні перерви після кожної години роботи (для друкарок через кожні 45 хв) для провітрювання приміщення;

                       чергувати різні види праці, не допускаючи, зокрема, безперервної розумової роботи, що викликає швидке стомлення;

  при постійно сидячій роботі робити через кожні дві години роботи 5—8-хвилинні перерви, проводити 2 рази на день виробничу гімнастику під час регламентованих перерв;

  дотримувати звичну послідовність, систематичність і плановість в роботі;

  використовувати музичний супровід деяких робіт, що підвищує продуктивність праці, зменшує стомлюваність.

 

Посадовий склад діловодного персоналу 

Залежно від характеру праці діловодних працівників ділять на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.

         Керівниками є завідуючий (начальник) діловодної служби і його заступники.

         До числа фахівців відносяться помічник керівника установи, референт, секретар колегії, інспектор, методист, завідуючий архівом, експедицією і завідуючі іншими організаційно відособленими підрозділами служби діловодства, редактор, коректор.

         Технічними виконавцями є секретар-стенографістка, діловод, секретар, стенографістка, друкарка, оператор (ротаторщик), експедитор, кур’єр.

         Посади старших працівників (старший інспектор, старший діловод і т. д.) встановлюють для фахівців і технічних виконавців в тому випадку, якщо вони керують одним або декількома працівниками. Як виняток такі посади можуть встановлювати для окремих кваліфікованих працівників, самостійно забезпечуючих важливу ділянку роботи.

         Найменування посад, займаних працівниками, повинні відповідати виконуваним ними функціям.

         Згідно прийнятої класифікації переважаючу частину працівників служби діловодства складають службовці; до молодшого обслуговуючого персоналу (МОП) відносяться кур’єри; до робітників — ротаторщики.

 

Розділення функцій між підрозділами і виконавцями

 

         Основа  організації праці діловодного персоналу — глибоке і чітке розділення функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відображається в нормативних документах — положеннях   про   діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

         Положення про діловодний підрозділ   (канцелярії) розробляє його керівник і затверджує керівник установи.  Положення   про   структурний   підрозділ канцелярії   розробляє   керівник   цього   підрозділу спільно з начальником канцелярії.         Затверджує його начальник канцелярії,   що управляє   справами    або  керівник  іншого підрозділу, до складу якого входить канцелярія.

         Положення про канцелярію або її структурний підрозділ складається з наступних розділів:

    загальні положення;

    основні функції і задачі;

    обов’язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника), організація роботи і управління підрозділом.

         Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей в питанні про те, хто і що повинен робити, хто грудці підлеглий і т.д.   Пункти положення, що визначають взаємостосунки канцелярії з іншими підрозділами, повинні бути злагоджені з ними. При розробці положення про канцелярію використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату управління і його діловодної служби.    

         Посадова інструкція визначає організаційно-правове положення працівника в структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної роботи.

         Посадова інструкція розробляється для кожного працівника діловодства і складається з наступних розділів:

    загальна частина;

    функції, обов’язки, права працівника;

    взаємостосунки (зв’язки за посадою);

    відповідальність працівника, оцінка роботи.

         В загальній частині встановлюються наступні, положення:

  основна задача працівника, наприклад, основна задача діловода — реєстрація документів; порядок заміщення посади, тобто ким призначається і звільняється з посади даний працівник; професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати…, повинен уміти…);

   обличчя, якому безпосередньо підлеглий працівник;

   основні документи і матеріали, якими зобов’язаний керуватися працівник в своїй діяльності.

В розділі «Функції працівника» визначаються предмет ведення або ділянка роботи, закріплена за співробітником; перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій, наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт —  заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок по телефону і т.д.

В розділі «Обов’язку працівника» указуються обов’язки:

  пов’язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою і видачею інформації;

  припускаючи обов’язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ в структурних підрозділах, проведення інструктажів і т. д.);

  вимагаючи дотримання термінів виконання конкретних дій;

  визначальні порядок виконання доручень;

  етичні норми, які необхідно дотримувати в колективі.

         У ряді випадків в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.

         В розділі «Права працівника» визначаються права працівника по реалізації доручених йому функцій.

         В розділі «Взаємовідношення» указуються підрозділи і працівники, від яких виконавець одержує і яким передає інформацію, її структура і терміни передачі, хто притягується до виконання тих або інших документів, з ким вони узгоджуються і т.д.

         В розділі «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов’язків, використання прав і т.д.          Основними критеріями є якість роботи і своєчасність її виконання. Якість роботи визначається в першу чергу виконанням обов’язків, висловлених в посадовій інструкції.

         При визначенні відповідальності передбачається, що працівник повинен нести відповідальність за неналежне виконання дій і неякісні рішення, за бездіяльність і неприйняття рішень з питань, що знаходяться в його веденні.

         Положення інструкції повинні бути строго пов’язані між собою, а її формулювання — виключати можливість різного їх тлумачення.

         Типові інструкції діловодним працівникам, чиї обов’язки, права і кваліфікаційні вимоги до них не вказані в кваліфікаційному довіднику посад служать, приведені в ЕДСД. Положення кваліфікаційного довідника і типові інструкції не виключають необхідності складання посадових інструкцій для конкретних працівників, оскільки вони найбільшою мірою відображають умови діяльності кожного з них.

         Посадову інструкцію працівника затверджує його безпосередній керівник, частіше всього начальник канцелярії. В міру необхідності, звичайно раз на 2 — 3 роки, інструкція переглядається і коректується відповідно до умов роботи і кваліфікації виконавця, що змінилися.

 

Підвищення кваліфікації діловодного персоналу

 

         Кваліфікація службовця є сукупністю загальної і спеціальної освіти, а також професійного досвіду, необхідного для виконання в даних організаційно-технічних умовах робіт певної складності. Діловодні працівники можуть підвищувати свою кваліфікацію на короткострокових курсах при установах без відриву від виробництва (такі курси періодично організовуються київським державним університетом їм. Т. Р. Шевченка, крупними підприємствами і установами); у відомчих інститутах підвищення кваліфікації з відривом від виробництва з терміном навчання 2—4 тижні; на короткострокових семінарах і практичних конференціях, організовуваних обласними будинками науково-технічної пропаганди, міністерствами і їх органами науково-технічної інформації і пропаганди; можуть самостійно підвищувати кваліфікацію, вивчаючи спеціальну літературу, відомчі видання, передовий досвід.

         Форми, програми, терміни навчання діловодного персоналу визначає у кожному окремому випадку установа-організатор занять, виходячи з конкретних задач діловодства в даній установі, контингенту можливостей, що навчаються, технічних і інших.

         Однією з найпоширеніших форм підвищення кваліфікацій діловодних працівників є двохчотириденні семінари, організовувані крупними підприємствами, відомствами, архівними установами і територіальними органами науково-технічної пропаганди.

         Короткострокову перепідготовку діловодного персоналу проводять кожні 3 — 5 років.

 
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Яких рекомендацій необхідно притримуватися при облаштуванні робочих місць?

2. Дайте визначення поняттю «робоче місце»?

3. Якими засобами оргтехніки оснащують робоче місце діловодного працівника?

4. Дайте визначення поняттю «умови праці»?

5. Назвіть види діловодних підрозділів?

6. Які бувають діловодні приміщення?

7. Види освітлень?

8. Що таке режим праці і відпочинку?

9. Посадовий склад діловодного персоналу?

10. Підвищення кваліфікації діловодного персоналу?

База даних захищена авторським правом ©mediku.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка
Інформація Автореферат Анализ Диплом Додаток Доклад Задача Закон Занятие Звіт Инструкция

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий